光伏电站档案管理制度
一、目?/p>
为规范公司的工程项目档案管理?/p>
防范与控制合同风险,
有效地保护和利用档案?/p>
维护
公司的合法权益,特制定本规定?/p>
二、工程项目档案归档范?/p>
本规定所指工程项目档案是指项目部在工程项目的设计?/p>
实施?/p>
竣工等过程中形成的具
有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括:中标通知书,工程承包合同,合
同附件,劳务分包合同,专业分包合同,采购合同,工程预(结)算书,工程设计图纸,工
程施工图纸,往来公函,传真,会议记录,委托书,开工报告,请款报告,技术资料,主要
设备材料估检报告,施工记录验收报告,竣工报告等?/p>
三、资料员及其职责
项目经理指定专人负责档案管理工作
(即资料员)
?/p>
资料员负责档案接收?/p>
收集?/p>
整理?/p>
立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括?/p>
1
、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料;
2
、档案材料的保管?/p>
3
、档案材料的查借阅、催还;
4
、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接?/p>
四、档案的立卷、收集、整?/p>
1
、以项目工程为单位,分别立卷,一项目一卷?/p>
2
、在工程项目的招投标阶段开始立卷,收集该项目有关资料归档管理?/p>
3
、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累,整理和及时移交?/p>
档,移交档案文件时,资料员必须在档案移交清单上进行登记?/p>
4
、在档案的首页设卷内文件目录,并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等?/p>
息(见附表二?/p>
?/p>
5
、在档案的次页设“合同概要?/p>
?/p>
“主要事件备要?/p>
,主要内容包括:合同标的价金,对
方单位,联系人,重要日期备忘,应收工程款记录等,该项工作由资料员负责,项目职能人
员配合?/p>
五、档案的管理
1
、对工程项目档案系统排列编号,确定保管期限,编制档案目录(卡片),按一定次
序排列和存放?/p>
2
、每月对档案进行一次清理?/p>
3
、清除不必要保存的材料?/p>
4
、对破损和褪色的材料进行修补和复制?/p>
六、档案要?/p>
1
、文件必须为原件、正文,符合文件格式?/p>
2
、必须齐全完整,装订整齐,并适当管理?/p>
3
、传真件应复印一份归档?/p>
七、档案的保管
1
、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀,防丢失,保证档案的安全?/p>
2
、所有档案应专柜存放,加锁?/p>
3
、所有档案不得随意查阅、变订,不得置于公共场所?/p>
八、档案的查借阅
1
、因工作需要查阅档案的应填写好查阅登记表方可查阅?/p>