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档案管理制度
第一?/p>
总则
一、为对本公司各类档案进行系统?/p>
科学、规范?/p>
有序的管理,
使公司档案在最大程度上为公司经
营管理服务,特制定本制度?/p>
二、本制度规定了档案的形成、归档、整理、利用、更改、复制、保密等工作,适用于本公司的档
案管理?/p>
三?/p>
本制度所称的档案?/p>
是指本公司在经营管理过程中形成和收集的具有保存价值的各类文件?/p>
?
公司有关的各种文字记录、图纸、电子文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁?/p>
及其它有关实物?/p>
第二?/p>
档案分类及编?/p>
一、公司档案依据《工业企业档案分类试行规则?/p>
,以公司全部档案为对象,结合公司管理职能?
档案内容及其形成特点进行分类?/p>
二、档案的类别共分为七个大?/p>
,
即:公司运营类、经营管理类、人事行政类、会计档案类、研?
开发类、仪器设备类、工程建设?/p>
三、档案分类应用于对本公司档案的进行整理、组卷、编号、装订、填写分类目录,方便查阅、检
索等?/p>
四、档案分类(见附表)
第三?/p>
管理责权
一、公司办公室
(总经办)为公司档案的管理部门,负责公司级档案的管理,并指导公司各部门?
案管理工作的开展;各部门指定专人为部门兼职档案管理员,负责部门档案的归档工作?/p>
二、公司所有档案统一放置公司档案室,由专人管理?/p>
三、办公室指定专门或兼职人员(档案管理员)负责公司档案管理?/p>
四、档案管理职责:
1
?/p>
做好档案的保密、保卫工作,注意防止出现失密、失盗和失火事故?/p>
2
?/p>
加强对档案柜的管理,杜绝潮湿、霉变和虫蛀等,以确保档案资料的完好无损?/p>
3
?/p>
档案管理员应即时对档案进行电子归档,实现档案的电子信息化管理?/p>
4
?/p>
档案管理员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料、电脑密码等向继任人员交接清
楚,严禁擅自带走或私自销毁?/p>
第四?/p>
档案建档及保?/p>
一、文件归?/p>
1
?/p>
各部门在各项生产?/p>
经营活动中形成的?/p>
已办理完毕,具有保存价值的文件材料(包括照
片、录音、录像、广告带、电脑软件等?/p>
?/p>
2
?/p>
文件材料归档的基本要求:文件材料齐全、完整、清晰?/p>
3
?/p>
归档方式
1)
可区分年度的,按年度为单位,依据属类,把文件资料进行装订归档?/p>
2)
跨年度的或不能明确区分年度的文件材料,用卷宗装存建档,各卷宗按序号标识;
4
?/p>
归档时间?/p>
1)
产品开发?/p>
基建工程?/p>
有关技术项目,
在任务完成之后要将归档文件材料及时交办公
室归档。属重要的批文、合同、图纸应及时将原件归档?/p>
2)
每年第一第季度未为上一年公司文件资料归档时间?/p>
各部门均应指定本部门的兼职档
案员做好归档收策、移交工作,送公司办公室统一归档?/p>
3)
本公司的基建完工验收;产品研制、定型、鉴定;新购置的设备、仪器验收等的资?
及时跟踪归档?/p>