商务接待流程及标准

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商务接待流程及标准

一、目的

为树立公司品牌形象,提高接待工作的效率和质量,实现市场客户接待工作的“双赢”目标,特制定本流程。

二、范围

本标准适用于公司各种接待工作。 三、职责 销售部为公司商务接待工作的归口管理部门,总体负责接待工作的安排和管理,由接待发起人拟定重要客户的接待计划,销售助理协调相关责任人落实接待任务。公司各部门在接到重要客户来访预约后,应填好《接待申请审批单》并发送邮件给销售助理,同时邮件要抄送给公司总裁,需公司领导出面或由指定销售协调的重要接待,应提前1-2天告知。

四、计划与准备 1、接待发起者在发起接待时,应充分与指定接待人员沟通,将了解客户的基本情况详细讲诉:客户职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计划,编制日程安排表,酌情安排接待标准。 2、接待发起者根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

3、接待发起者根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的酒店,酌情安排酒水、用餐标准;需住宿的应提前按接待标准预约好客户下榻酒店。

4、根据情况计划安排客户用餐酒店。

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5、因会议需要销售部准备会场花卉、水果、投影设备、制作欢迎牌,并安排现场摄影摄像等。

6、接待发起者根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,指定接送人员负责客户接送。

7、如有需要接待发起者应根据情况提前为客户购买车票及机票。

五、接待标准 5.1接待标准分类 级别 对象定义 战略客户副总级以上 一普通客户总经级 理或董事长 合作洽谈副总级以上 战略客户总监到副总级 迎接与座谈 参与迎接 座谈 执行总裁、执行总裁、张销售对接人 博、项目经理 执行总裁、项目项目经理 经理或团队成员 执行总裁、执行总裁、对接市场负责人 人 销售对接人、项执行总裁 目经理或团队成员 销售对接人 准备物料 资料 茶水 文具 礼品 公司资料、水果盘、高级礼纸笔 项目资料 泡茶 品 公司资料、水果盘、项目资料 泡茶 薄荷糖、泡茶 泡茶或咖公司资料、啡、薄荷项目资料 糖 茶包或咖公司资料、啡、薄荷项目资料 糖 茶包或咖公司资料 啡、薄荷糖 公司资料 纸笔 高级礼品 无 普通礼品 纸笔 纸笔 二级 普通客户经理 项目经理 纸笔 无 三市场负责人或普通合作洽谈 市场负责人 级 对接人 纸笔 无 5.2接待标准说明: 1、迎接:高层领导在公司门口迎接,注意把握迎候时间,提前等候于迎接地点,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序(遵守介绍时的先后次序。正规的做法,是要先介绍主人,后介绍客人;先介绍职务低者,后介绍职务高者;先介绍男士、后介绍女士;先介绍晚辈、后介绍长辈;先介绍个人,后介绍集体。不过在介绍各方人士时,通常应当由尊而卑,按照其职务的高低,依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时,待客人先伸手后,主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度,初次见面时,时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。)

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2、公司参观:接待发起人视来源情况介绍公司布局,是否需要高层领导陪同。

3、座谈:公司人员确保公司环境整洁、会议室室温适度、灯光合适、夏天空调提前20分钟备好;将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于接待室。可根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌,调试好投影设备、摄影摄像设备。 六、接待礼仪: 1、仪表:面容清洁,衣着得体。 2、举止:稳重端庄,从容大方。 3、言语:语气温和、礼貌文雅。 4、态度:诚恳热情,不卑不亢。 5、迎接客户时:要注意把握迎候时间,提前等候与公司门口或车站机场,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序。 6、接受名片时:要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。

7、过走廊时:通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”。 8、进电梯时:要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。 9、座谈时:客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事。

10、添茶/咖啡:15分钟天一次,不超过杯子的三分之二。 11、拍照:二级以上接待对象,无特殊要求门口拍照留念,市场部负责。

10、送客时:根据身份确定规格,若送至公司门口、汽车旁,招手待

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