编号：S-QP-01 中山桑芭丝服装有限公司 版本/修改状态：A/0 文件与资料控制程序 生效日期：2002年 月 日 程序文件 页码：第1页，共6页 拟制：朱文君 审核： 批准： 1．目的 对公司所有的文件和资料进行控制，确保相关部门和人员能够得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。 2．适用范围 本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。 3．职责 3.1总经办是文件与资料控制的管理部门。 3.2各部门负责相关文件的编制和对接收之文件与资料的保管与维护及其使用前的培训。 4.定义 4.1受控文件：维持本公司质量管理体系运作，相关部门必须遵照执行的文件。受控文件在发放之前由总经办盖“受控”章识别，发放和回收时均应办理登记手续。 4.1.1用于指导本公司质量体系运行及操作的指导性文件，分四级： a.一级文件：质量手册； b.二级文件：程序文件； c.三级文件：作业文件(作业规程、检验标准、管理办法、责权利书等)； d.四级文件：质量记录格式。 4.1.2外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图纸；国家颁布的有关政策、法规。 4.2非受控文件:质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。分发及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。 a.部门管理文件； b.公司级管理文件：内容涉及多个部门，需由多个部门协调配合才能完成某项业务并以公司名义发出的文件。 编号：S-QP-01 版/修：A/0 页码：第2页，共6页 5.工作程序（附流程图） 5.1文件与资料的编制、批准 5.1.1质量手册和程序文件由总经理指派专人编制，其它文件与资料由各相关职能部门编制。 5.1.2文件与资料审批： 文件类型 受控文件 非受控文件 文件名称 质量手册、程序文件 作业文件、质量记录 部门管理文件 公司级管理文件 初审 管理者代表 部门主管 部门主管 总经办 核准 总经理 管理者代表 总经办 总经理 5.2文件与资料的编号、版本号、修改状态号规则 5.2.1文件版本号用大写英文字母A、B、C……依次排序。 5.2.2文件修改状态号用阿拉伯数字0、1、2、3……表示。 5.2.3文件与资料编号规则： 质量手册： S—QM—XX 流水号 质量手册代号 公司代号 程序文件： S—QP—XX 流水号 程序文件代号 公司代号 作业文件： S QW XX 流水号 作业文件代号 公司代号 编号：S-QP-01 版/修：A/0 页码：第3页，共6页 质量记录: AA——BB —— XX 流水号 岗位编号 部门编号 其它文件与资料: S— AA— BB— XX—CC 流水号 年度末二位数 岗位编号 部门编号 公司代号 部门编号： 总经办 企管部 质管部 01 06 11 业务部 公宣部 工厂部 02 07 12 设计部 电脑部 绸庄部 03 08 30 财务部 设备部 04 09 人事行政部 发展计划部 05 10 5.3文件与资料的发布 5.3.1经批准的质量手册、程序文件、作业文件、质量记录表统一由文控员编目，并负责填制“受控文件清单”，报管理者代表审批发放。 5.3.2部门内部管理文件发放前，必须报总经理备案。 5.3.3所有经批准的文件与资料均由文控员负责发放，并必须在“文件收发登记表”上签字。 5.3.4发放的受控文件在封面盖“受控”章。 5.4文件与资料的修改和作废 5.4.1每年年底对质量手册、程序文件、作业文件的有效性进行评审，必要时可以作出修改。