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公路工程竣工文件材料立卷归档整理
作者：徐 艳
来源：《中国新技术新产品》2010年第04期
摘要:根据《河南省公路工程竣工文件材料立卷归档整理细则》的整理要求,结合工程实际,阐述了竣工文件在整理过程中应注意的问题及整理方法。 关键词:竣工文件;整理;问题;方法
2003年12月河南省交通厅豫交办【2003】1045号文印发了《河南省公路工程竣工文件材料立卷归档整理细则》,于2004年元月在全省交通系统范围内实施应用。这一《细则》的制定,对规范公路工程建设项目档案的归档整理工作非常重要。
这里所说的竣工文件是指某工程项目从提出立项、审批、勘察设计、施工到竣工投入使用全过程中形成的文件、图表、像片等具有保存、查考利用价值的各种材料。竣工文件是公路工程项目全过程的真实写照,是公路工程项目交工验收质量等级评定、养护管理的主要依据。业主、设计单位、各施工单位、监理单位都必须按照文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况,及时积累、收集、整理。
在实际操作中,竣工文件的整理常常落后于主体工程的进展。比如主体工程完工的项目,由于当年无条件进行交工验收,只能待来年附属工程完工后进行交验;或者是标段多的项目,由于中标单位不同、施工水平有差异,不能同时完工,无法进行交工验收,只能待都完工后统一进行交工验收。如果平时不注重资料的整理,到交工验收前进行突击整理,势必会造成很多不便。竣工原始文件因施工管理工作不到位、不规范造成的质量问题,大致有以下几种: 1 施工综合管理文件原件不齐全
个别设计、监理、业主下发的施工管理重要文件,因下发或转发时就是复印件,难以满足公路工程质量标准中规定的竣工资料中不允许出现复印件的要求。 2 工程质量验收签证资料不齐全
随着工程施工进展需要,为了急于满足施工进度要求,现场验收后,没有按国家行业标准规定要求办理书面签字仪式。有的施工单位管理不严格,造成原始文件丢失。也有施工单位专业技术人员工作调动移交手续时,又把关不严,造成竣工原始文件遗失。 3 竣工图文件编制不够规范
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一些分部工程都程度不同地存在着代用图,而在竣工中又要求竣工图以分部工程组卷,图纸缺量较大,划改图纸只有原则的标准规定,缺少有针对性的细则。 4 施工验收原始签证资料格式不规范
原始施工验收签证资料,并非是开工前统一规定内容和格式,而是在施工过程中,不断增添内容和更换种类,资料格式又不统一,无法统一规范装订组卷。 5 施工原始资料书写不规范
施工过程中长期的测量手薄记录、灌浆施工记录都用铅笔书写,一式四联混凝土要料单用复写纸书写;施工过程中的原始签证资料五花八门,有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、碳素墨水、圆珠笔、铅笔等,这些都与竣工资料归档要求不符,给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。 6 施工原始验收签证资料填写不规范
原始验收签证资料,也有桩号、高程、工程量等项目与实际施工情况不相符,验收项目有空白栏出现,签字笔迹龙飞凤舞和随意涂改等现象,降低了竣工资料的使用价值。 分析其主要原因是:
(1)工程建设主管部门领导档案意识薄弱。在我国基本建设领域中,长期以来存在着重建设、轻档案的现象。
(2)建设单位与施工单位签订合同内容对竣工资料的整编责任、内容、深度、要求不明确、不具体、不细化是造成竣工资料质量失控的法定原因。
(3)国家档案法和公路工程关于竣工资料编制的质量标准规范宣传学习渠道不畅通,造成工程管理人员、监理人员、施工单位领导人对档案意识、档案知识的缺乏和相关专业知识素质偏低。
(4)施工单位作业层素质低,技术力量薄弱,培训少,管理水平差,是造成施工过程中产生的竣工原始文件不规范、质量不高的一个不可忽视的重要因素。
(5)监理单位人员大多数来自设计单位和少数来自社会招聘人员,正规参加过国家监理工程师培训和持监理工程师资质证书人员少,特别是施工现场监理工程师,有专业技术而施工管理水平差,对现场签证工作把关不严。
(6)建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够,缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施。
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如果要解决上述问题,需要业主的特别重视,联合监理和承包单位,统一认识,齐抓共管,应将竣工文件整理工作纳入工程建设的一部分,从工程项目立项开始就设立竣工机构及人员,负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作,对资料进行系统的收集整理,如项目建议书及审批文件,工程预、工程可行性研究报告及批复、项目评估、环境影响评价及批准文件、水土保持批准文件、水文气象等其他设计基础材料、项目的总体规划设计、工程初步设计、技术设计、施工图设计的审批文件及概预算书,开工前审计意见,征用土地批准文件及红线图,上级有关指示等往来文件、招投标文件、合同协议文件等等。这些资料的及时收集归档为竣工文件的整理开了一个好头,同时也有利于上级部门的检查审计。
在工程项目的具体施工中,要想做好竣工资料的整理,避免资料整理不规范,必须根据河南省交通厅豫交办【2003】1045号文印发的《河南省公路工程竣工文件材料立卷归档整理细则》的要求进行资料的整理,《细则》中对于案卷的封面、卷内文件目录、卷内文件材料及备考表的纸张、文字、外观、内容填写等都做了具体说明,并提供了统一的填写表样。业主最好根据项目自身情况,制定针对该项目的《竣工资料整理要求》,对整个项目的分部、分项工程依据规范做出具体划分,对有争议的问题及时统一意见,使施工单位、监理单位根据《要求》对所需资料做到一目了然。施工单位、监理单位根据《要求》的规定,及时收集施工过程中形成的各种有关文字材料、技术数据及各种检测资料,并按要求分类归档。《要求》中对竣工资料填写的纸张、字体、字数、线条、份数、目录、组卷的构成、排列次序、装订、封皮等细节都必须要做出详细规定,还要对施工原始记录归档进行详细的划分,另外还要对各单位工程的档号编写排序进行系统的排列,各单位只要按照这样的顺序对资料档号进行排号就可以了。
业主、设计、监理和承包单位要不断加强业务学习,提高管理水平。施工中原始资料的整理完善过程也是项目施工、监理程序的执行过程,每完成一个分项工程,都及时进行评定,在此基础上逐级进行相应分部工程、单位工程、建设项目的评定,并进行汇总表、竣工表的填写。出现疑问就根据相关文件及时查找解决。所以竣工文件的编制过程,也是一个学习积累的过程。尽管由于道路的等级不同,竣工文件要求的简繁程度不同,但都是依据部颁标准进行,各单位都进行了经验总结,逐步建立、完善自己的资料库,以便下一个项目的修改利用。发扬先进的、成功的经验,找出弥补不足之处的方法,在管理水平、施工水平提高的情况下,资料整理水平也上了一个新台阶。达到了在工程外业一开始就能按要求编排目录、编制档号,做到“边整理、边归档”,达到工完资料成的目的。
总之,公路工程竣工资料是公路工程项目从项目立项到工程施工,然后到工程竣工的全过程的缩影,它的整理工作是一项系统工程,是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作。完整、准确、系统、齐全的资料整理,真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程,为国民经济中长远的公路建设提供不可多得的参考依据,促进公路行业的合理健康发展。为完成公路工程资料的完全准确收集、公路工程建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位对建设期间形成资料的收集、整理工作,应纳入到工程建设管理之中,制定编制与管理办法,并配备专职管理人员,不断加强建设单位、勘察设计单位、施工和监理单位的管理水平,才能保证公路工程“一流”的竣工资料档案的形成。